Du unterstützt die Bereichsleitung in einem vielseitigen und verantwortungsvollen Umfeld. Mit deinem Engagement und deiner Eigeninitiative trägst du dazu bei, dass im Bereich Beratung & Vermittlung alles reibungslos läuft. Hier arbeitest du mit einem motivierten Team und hilfst, Menschen erfolgreich in den Arbeitsmarkt zu integrieren.

• Planung und Koordination von Terminen sowie Organisation von digitalen und physischen Meetings und Bereichsanlässen
• Selbstständige Triage und Bearbeitung von E-Mails; erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen
• Aufbereitung und Redaktion von professionellen Texten, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen für die Bereichsleitung
• Mitarbeit und Unterstützung in Projekten von der Koordination bis zur administrativen Abwicklung
• Selbstständige Bearbeitung von monatlich rund 50 Spesenkontrollen für den gesamten Bereich
• Monatliche Kontrolle der Arbeitszeiten für 30 Mitarbeitende
• Übernahme allgemeiner administrativer, organisatorischer und koordinativer Aufgaben zur Unterstützung des Bereichs
• Stellvertretung der Assistentin der Amtsleitung während deren Abwesenheit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung als Assistent/in in einer vergleichbaren Position
• Idealerweise Weiterbildung als Direktionsassistent/in mit eidg. Fachausweis
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und hohe digitale Affinität
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• Starke schriftliche Ausdrucksfähigkeit und souveräner, gewinnender Kommunikationsstil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie stilsichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein und Genauigkeit
• Hands-on-Mentalität und eine Prise Humor

• Gut ausgebaute Sozialleistungen nach kantonalem Personalrecht
• Flexible Arbeitszeiten
• Beiträge an die Verpflegungskosten
• Arbeitsort nur wenige Gehminuten vom Hauptbahnhof Zürich entfernt
• Aufgeschlossenes und motiviertes Umfeld